Бот и CRM для event-агентства
У event-агентства заявки приходят в самый неудобный момент - когда вы на площадке, разговариваете с поставщиком декора или уже ведёте мероприятие. «Здравствуйте, хотим свадьбу на 80 человек в июне, сколько будет стоить?» приходит именно тогда, когда ответить развёрнуто некогда. Через два часа заказчик уже написал трём другим агентствам и выбрал того, кто ответил первым.
Вторая боль - у одного мероприятия сразу несколько движущихся частей: площадка, ведущий, фотограф, декоратор, аниматоры - и если кто-то из команды забыл дату или заказчик передумал по составу гостей в последний момент, узнают об этом слишком поздно. Третья - предоплата: без депозита заказчик может отменить бронь за неделю до даты, а свободное окно, которое можно было продать другому, уже упущено.
Как MOBO работает у event-агентства
Бот-администратор MOBO отвечает заказчикам в том же мессенджере, где они и написали - ВКонтакте, Telegram или Instagram, сразу, без задержки на часы.
- Здравствуйте, хотим отметить день рождения ребёнка на 15 детей, есть окна на выходных в мае?
- Добрый день! Есть свобода на субботу 17 мая и воскресенье 25 мая. Праздник под ключ с аниматором и оформлением на 15 детей - от 35 000 ₽, точная смета зависит от программы. Какая дата удобнее?
- Пусть 17 мая
- Отлично, ставлю бронь на 17 мая. Для подтверждения даты нужен депозит 10 000 ₽ - пришлю реквизиты. После оплаты бронь закреплена, а за неделю до праздника я напомню и уточню финальный список пожеланий.
Дальше бот сам держит дату под депозит, напоминает о доплате ближе к событию и уточняет детали программы, а если оплата не пришла в срок - освобождает дату, чтобы её не занимал в уме менеджер, который на самом деле не забронирован.
Что умеет
- Отвечает заказчику сразу, пока команда занята на площадке или ведёт мероприятие - заявка не уходит к конкурентам.
- Показывает реальные свободные даты по площадкам и составу команды и не допускает двойную бронь одной площадки на один день.
- Считает цену по числу гостей: если стоимость зависит от количества человек, бот сам называет сумму по шагам «доплата сверх базового числа» или «цена за человека» - без ручного пересчёта в голове.
- Держит дату под депозит: заказчик получает реквизиты или ссылку на оплату, и только после депозита бронь считается подтверждённой - это резко снижает число отмен в последний момент.
- Ведёт расписание нескольких ресурсов сразу - площадка, оборудование, ведущий - как отдельные ресурсы, и подбирает свободное окно с учётом всех.
- Ставит задачи команде по каждому мероприятию: доска задач с исполнителями и дедлайнами - декоратору, аниматору, диджею - с обсуждением и вложениями.
- Напоминает о мероприятии и о доплате заранее, а после праздника спрашивает отзыв - это данные для следующего сезона.
- Ведёт учёт денег по каждому заказу: депозит, доплата, расходы на подрядчиков - всё видно в Финансах, включая долги заказчиков.
Если агентство ведёт несколько мероприятий одновременно, у каждого своя карточка в Расписании с составом гостей, задачами команды и историей переписки с заказчиком - ничего не приходится держать в голове.
Сколько это стоит
Один тариф - 5 000 ₽ в месяц за проект: бот сразу в трёх каналах, расписание площадок и команды, приём депозита и доплат, доска задач и база заказчиков с историей. Без доплаты за число мероприятий и без процента с оборота. Первые 7 дней бесплатно, карта не нужна.
Для сравнения: менеджер на телефоне, который вручную сверяет занятость площадки и команды по нескольким чатам, стоит дороже и не отвечает заявкам по вечерам - а именно вечером люди чаще всего решают, где праздновать.
Частые вопросы
Можно ли считать стоимость по числу гостей автоматически
Да, в карточке услуги включается «Цена зависит от числа людей» с двумя режимами - доплата сверх базового количества или цена за человека по ступеням, бот сам называет сумму под конкретный запрос.
Что если заказчик хочет перенести дату
Открываете бронь в Расписании и переносите время, или просите MoBo сделать это по описанию - «перенеси праздник Ивановых на неделю позже».
Как распределить задачи между декоратором, ведущим и аниматором
В модуле «Задачи» заводится доска: каждая задача с исполнителем, дедлайном и обсуждением - можно привязать к конкретному мероприятию через описание и вложения.
Можно ли не показывать заказчику, что площадка занята под другое мероприятие
Да, в карточке брони есть переключатель «Скрыть от клиентов» - расписание остаётся заполненным для команды, а бот и сайт говорят клиентам только «занято», без подробностей.
Что если депозит не пришёл вовремя
Если оплата не поступила за отведённое время, бронь автоматически освобождается и не занимает дату вслепую - вы увидите это в разделе «На проверке» в Финансах.
Нужно ли заказчику отдельное приложение для брони
Нет. Заявка и переписка идут в мессенджере, где заказчик и так пишет - ВКонтакте, Telegram или Instagram, отдельная страница брони не обязательна.
Похожая логика работы с ресурсами и группами людей нужна и в квестах - если помимо праздников агентство организует ещё и квест-комнаты. Посмотреть остальные возможности можно на странице функций, тарифы - на странице тарифов, а сколько заявок обычно теряется на ручной переписке - прикинуть в калькуляторе потерь заявок.
Попробовать можно бесплатно 7 дней, карта не нужна - зайдите на moy.bot и подключите канал уже сегодня вечером.
