Программа для записи учеников репетитора
Репетитор ищет программу не потому, что любит автоматизацию, а потому что в тетради и в голове перестаёт сходиться: кто занимается во вторник, кто перенёс на четверг, кто уже заплатил за пакет, а кому вы должны два занятия. Плюс новые родители, которые пишут в разгар урока. Разбираемся, какие бывают программы, что из них нужно при 10-30 учениках и где граница между «хватит календаря» и «нужен помощник».
Четыре типа программ для репетитора
CRM-системы под репетиторов. Параплан, Rubitime, TutorCRM, Cue-to, Bitrix24 с отраслевой настройкой. Есть расписание, карточки учеников, учёт оплат и посещений, иногда домашние задания. Судя по сайтам сервисов, цены начинаются примерно от 500-1000 ₽ в месяц, у некоторых есть бесплатный старт. Главное, что у них общего: вы ведёте систему сами, а ученик записывается через форму или страницу записи.
Сервисы онлайн-записи. Простой календарь со ссылкой: ученик выбирает окно, получает напоминание, платит. Для репетитора с понятным графиком это часто достаточно. Даже авторы одного из таких сервисов честно пишут, что при 10-30 учениках полноценная CRM избыточна.
Telegram-боты и кабинеты. LessonBot, TeacherBots и похожие: токен бота, расписание, оплаты, домашка. Работают в Telegram, где у вас уже есть ученики. Но родитель, который пришёл из ВКонтакте или Instagram, туда не попадёт.
Бот-администратор в мессенджерах. Это подход Мой Бота: MOBO отвечает в ВКонтакте, Telegram и Instagram, разговаривает как человек, называет цену, предлагает окно, записывает, ведёт абонемент. Не календарь с кнопками, а собеседник.
С чего на самом деле теряются ученики
Ответ на «сколько стоит занятие и есть ли окна» - решающий момент. Родитель обычно пишет сразу трём-четырём репетиторам, и ученик достаётся тому, кто ответил в первые минуты. Если вы на уроке, ответ придёт через час, и выбор уже сделан. Форма записи на сайте тут не помогает: человек не хочет разбираться в календаре, он хочет спросить.
Вторая потеря - тихая: ученик закончил пакет и «пока подумает». Никто не напоминает, и через месяц он занимается у другого.
Если хотите прикинуть масштаб, подставьте свои цифры в калькулятор потерь заявок.
Как это выглядит в переписке
- Здравствуйте! Нужен репетитор по английскому, сыну 7 класс, подтянуть к концу четверти
- Здравствуйте! Занятие 60 минут - 1 800 ₽, пакет из 8 занятий - 13 600 ₽. Свободно в среду в 17:00 и в субботу в 11:00. Какое время подойдёт?
- В субботу, а пакет - это дешевле?
- Да, в пакете занятие выходит 1 700 ₽ вместо 1 800 ₽, и действует он 2 месяца. Записать на субботу в 11:00 и оформить пакет?
- Да
- Записала на субботу, 11:00. Ссылку на оплату пакета отправила. Накануне вечером напомню о занятии.
Цены здесь пример - у вас в разделе «Услуги» стоят свои. Бот берёт из него цену и длительность, а абонемент собирается из шаблона: название вроде «8 занятий», цена и срок в днях.
Сезонность: когда программа нужна больше всего
У репетитора нагрузка волнами. Август и сентябрь - поток новых родителей, ноябрь-декабрь - подготовка к контрольным, март-май - ОГЭ и ЕГЭ, когда окна расходятся за день. В пик вы отвечаете хуже всего, потому что сами ведёте по шесть уроков, и именно тогда теряются самые «горячие» обращения: у родителей выпускника сроки горят и ждать они не будут.
Поэтому проверяйте программу не по тому, как она выглядит в спокойный вторник, а по тому, что будет в пик: показывает ли она реальные окна, не допускает ли наложений, отвечает ли без вас. И подключайте её заранее, а не за две недели до экзаменов.
Что нужно репетитору от программы
Короткий список, по которому можно проверить любой сервис:
- Ответ ученику сразу, а не «заполните форму».
- Реальные свободные окна без двойных записей.
- Пакеты занятий, где занятие списывается при отметке явки, а остаток виден вам и ученику.
- Напоминания накануне и перед занятием, чтобы не срывались уроки.
- Оплата: перед занятием, после или пакетом - и видно, кто должен.
- Карточка ученика: класс, предмет, цель, заметки.
- Возврат тех, кто пропал, и мягкое сообщение тем, кто не пришёл.
Сравнение
| Календарь / сервис записи | CRM для репетитора | Бот в Telegram | Мой Бот | |
|---|---|---|---|---|
| Где пишет ученик | Страница записи | Страница или виджет | Только Telegram | ВК, Telegram, Instagram |
| Отвечает на вопросы о цене | Нет | Нет | По кнопкам | Текстом, в любое время |
| Пакеты занятий | Частично | Да | Зависит от сервиса | Да, списание по явке |
| Напоминания | Да | Да | Да | Да, накануне и перед занятием |
| Возврат пропавших | Нет | Редко | Редко | Да, сам пишет |
| Нужно вести самому | Мало | Да | Мало | Нет, ведёт MOBO |
Честно: если у вас один ученик в соседнем подъезде и два чата, хватит календаря. Бот окупается, когда новые обращения идут из нескольких мессенджеров и вы не успеваете отвечать.
Сколько это стоит
Мой Бот - один тариф, 5 000 ₽ в месяц за проект, первые 7 дней бесплатно. В тариф входят все три канала, расписание, база учеников, абонементы и напоминания, без доплаты за число учеников. Это дороже простого календаря, но за эти деньги вы получаете того, кто отвечает вместо вас. Подробности - на странице тарифов.
Похожий сценарий записи на пробное занятие описан в отзыве музыкальной школы Go!Drums: «MOBO сам подбирает время у преподавателя и присылает ссылку на оплату. Минус целый администратор на телефоне». Остальные отзывы - на странице отзывов.
Как запустить за вечер
- Зарегистрируйтесь на moy.bot и подключите канал, где вам пишут ученики.
- В «Услугах» заведите занятия: предмет, длительность, цена.
- Создайте шаблоны абонементов: «4 занятия», «8 занятий», «подготовка к ОГЭ».
- Укажите рабочие часы и пометьте личные окна как занятые.
- Включите в «Автоматизациях» напоминания, «Абонемент кончается» и «Не пришёл на запись».
- Выберите, когда брать оплату: до занятия, после или пакетом.
- Напишите в канал с другого аккаунта и проверьте диалог.
Подробнее о том, что умеет продукт для вашей профессии, - на странице Бот и CRM для репетитора, а общий список функций - в возможностях.
Частые вопросы
Нужна ли репетитору CRM, если учеников меньше 15?
Скорее нет. Хватит календаря и таблицы оплат. CRM или бот нужны, когда вы теряете время на переписку, забываете про остатки пакетов или не успеваете отвечать новым родителям.
Можно ли учитывать пакет из 8-10 занятий?
Да. Пакет заводится как шаблон абонемента с числом занятий, ценой и сроком. При отметке явки занятие списывается, остаток виден в карточке.
Как принимать оплату от родителей?
В настройках услуги выбирается «На месте» или «Сразу онлайн». Во втором случае после записи ученик получает страницу оплаты. Для этого подключается онлайн-оплата.
Что если ученик пропустил занятие и молчит?
Если включена функция «Не пришёл на запись», бот сам спросит, всё ли в порядке, и предложит перенести занятие.
Подойдёт ли бот для групп, а не только индивидуальных занятий?
Да, у групповых занятий есть участники и отметка явки. Если вы ведёте школу с несколькими преподавателями, посмотрите страницу для языковой школы.
Видит ли ученик моё личное время?
Нет, занятое время показывается просто как «занято», без подробностей.
Если хотите проверить, как это работает у вас, попробуйте бесплатно на moy.bot: 7 дней, карта не нужна.
